Privacy Policy

1. Controller

The controller within the meaning of Art. 4 no. 7 GDPR is:

HardByte GmbH
Rheinstr. 42
64283 Darmstadt
Germany

Represented by the managing directors Kim Oliver Jung and Mourad Haroun Ismail
Telephone: 0211 87973996797
E-mail: info@hardbyte-gmbh.de

2. Data protection officer

We have not appointed a data protection officer. There is no obligation to do so, because fewer than twenty people are as a rule constantly engaged in the automated processing of personal data here (§ 38 (1) BDSG). For any data protection matter, please use the contact details above.

3. General information on data processing

Scope. This policy applies to our website at www.hardbyte-gmbh.de. We operate our online shop separately from it, on a platform of its own at hardbyte.odoo.com; the privacy policy published there applies to ordering, customer accounts, payment and shipping. A link to the shop takes you off this website.

We process personal data exclusively on the basis of the statutory provisions. Depending on the processing, we rely on the following legal bases:

Where we base processing on a legitimate interest, we name that interest separately with the processing concerned.

4. Provision of the website and server log files

Each time our website is accessed, the system automatically collects data and information from the computer system of the accessing device. The following are recorded:

• IP address of the requesting device,
• date and time of access,
• name and URL of the file retrieved,
• volume of data transferred,
• notification of successful retrieval,
• type of browser used and its version,
• the user's operating system,
• referrer URL, where transmitted.

Purpose: delivery of the website, safeguarding system stability and data security, and investigating and averting attacks.

Legal basis: Art. 6 (1) lit. f GDPR. Our legitimate interest lies in the technically faultless operation and the security of our website.

Storage period: our hosting provider keeps the IP addresses for no more than seven days, to detect and fend off attacks; after that the log files hold them only in anonymised form, for up to six weeks. Where records are needed to investigate a specific security incident, we keep them until the matter has been finally clarified.

Processor: hosting is provided by Strato GmbH, Otto-Ostrowski-Str. 7, 10249 Berlin. Processing takes place exclusively in Germany. A contract on processing on behalf of the controller under Art. 28 GDPR is in place with the provider.

5. Cookies

Our website at www.hardbyte-gmbh.de sets no cookies. For as long as you only read the pages, nothing is stored in your terminal equipment and nothing is read from it. Only when you switch language does the website record your choice in a value in your browser's local storage; see section 7.

There is therefore no consent banner: we set no cookies, for analytics, marketing or anything else, and the value that records your choice of language needs no consent by law (section 7). Should we employ techniques that require consent in future, we will obtain it under § 25 (1) TDDDG beforehand and amend this privacy policy accordingly.

This website loads no analytics, advertising or tracking scripts. Fonts and icons are served from this domain rather than from a third party's content delivery network, so simply opening a page connects you to no server but ours. The map (section 8) loads from another server only when you reach the contact section, and the 3D product view (section 9) only when you open it.

6. Contact by e-mail

You can write to us by e-mail from our website; the link for it opens your own e-mail program with a prepared message. We process the data you give us in doing so – usually your name, your e-mail address, your company and role, and the content of your message.

Delivery: your e-mail arrives in our mailbox info@hardbyte-gmbh.de, which is kept with our hosting provider (section 4).

Purpose: handling and answering your enquiry.

Legal basis: for enquiries relating to an existing or prospective contract, Art. 6 (1) lit. b GDPR; otherwise Art. 6 (1) lit. f GDPR. Our legitimate interest lies in answering enquiries.

Storage period: deletion six months after your enquiry has been finally dealt with, unless statutory retention obligations preclude this.

No further use: enquiries received by e-mail are not automatically recorded as advertising contacts and are not used for advertising purposes.

The same applies accordingly to contact by telephone.

7. Local storage in your browser

This website sets no cookies (section 5). If you switch language, it stores a single value in your browser's local storage, recording whether you chose English or German, so that the site opens in your language on your next visit. For as long as you do not switch language, that value does not come into being; when a page is opened it is only read, if it is there at all. It contains no identifier and is not transmitted to us.

Purpose: keeping the language version you selected beyond the current visit.

Legal basis for storing and accessing it: § 25 (2) no. 2 TDDDG. Consent is not required because the storage is strictly necessary in order to provide the service you have expressly requested.

Storage period: the value stays in your browser until you clear your browser data. It is not stored by us.

8. Map display (OpenStreetMap)

Our contact section shows our location on a map supplied by OpenStreetMap. The map is not loaded when you open the page: it is embedded only when you reach the contact section. From that moment your browser contacts servers operated by the OpenStreetMap Foundation, which necessarily receives your IP address in order to deliver the map tiles. As the origin of the request your browser transmits only our website's address, not the page you are on.

Purpose: showing where we are.

Legal basis: Art. 6 (1) lit. f GDPR. Our legitimate interest lies in showing visitors our location.

Recipient: the OpenStreetMap Foundation has its registered seat in the United Kingdom. The Foundation's own privacy policy applies to the processing there.

9. 3D product viewer

Some product cards offer a 3D view of the board. The viewer is a separate application of ours, hosted at viewer.coloursplash.space, and it is not loaded when you open the page: it is embedded only after you click the 3D-Viewer button on a product. From that moment your browser contacts that server, which necessarily receives your IP address in order to deliver the viewer and the 3D model, and it stores the display settings of the viewer in your browser's local storage under that address. Closing the panel removes the embedded viewer again. If you never open it, no request is made and no data is transmitted.

Purpose: presenting our products.

Legal basis: Art. 6 (1) lit. f GDPR. Our legitimate interest lies in showing our products.

10. Links to social networks

Our website includes links to the platforms LinkedIn, YouTube, Xing, Reddit and Mastodon. These are plain links, not embedded content: no data is transferred to these services unless you actively click the link. Their own privacy policies apply once you do.

11. Recipients and transfer to third countries

Categories of recipients. We pass on your data only where this is necessary for the performance of the contract, where you have consented or where a legal obligation exists. The recipients are:

• the hosting provider (processor), through whose servers e-mails to us are delivered as well,
• our tax adviser and — in the event of an audit — the tax authorities, in each case within the scope of statutory obligations.

If you reach the contact section or actively switch on the 3D product viewer, your browser additionally contacts the providers named in sections 8 and 9 directly. The transmission of your IP address to them is made technically by your browser and not by us; details and legal bases are in those sections.

Transfer to third countries. Our processors process your data exclusively within the European Union. The OpenStreetMap Foundation (section 8), which your browser contacts directly when the map loads, has its seat in the United Kingdom, for which the European Commission has found an adequate level of data protection (adequacy decision under Art. 45 GDPR).

12. Storage periods

We store personal data only for as long as is necessary for the respective purposes or as statutory retention periods require.

The periods under commercial and tax law begin at the end of the calendar year in which the document concerned came into being. Once the periods have expired, the data is deleted unless another legal basis for further processing exists.

13. Whether providing your data is required

Providing your data is required neither by law nor by contract. Without your e-mail address and what your enquiry is about, however, we cannot answer it.

14. Automated decision-making and profiling

Automated decision-making in an individual case, including profiling within the meaning of Art. 22 (1) and (4) GDPR, does not take place.

15. Your rights

You have the following rights against us in respect of the personal data concerning you:

• access to the data processed (Art. 15 GDPR),
• rectification of inaccurate data or completion of incomplete data (Art. 16 GDPR),
• erasure (Art. 17 GDPR),
• restriction of processing (Art. 18 GDPR),
• data portability (Art. 20 GDPR),
• objection to the processing (Art. 21 GDPR),
• withdrawal of consent given, with effect for the future (Art. 7 (3) GDPR).

To exercise your rights, an informal message to the contact details named in section 1 is sufficient.

Right to object under Art. 21 GDPR

You have the right to object at any time, on grounds relating to your particular situation, to the processing of personal data concerning you which is carried out on the basis of Art. 6 (1) lit. f GDPR.

If you object, we will no longer process the data concerned unless we can demonstrate compelling legitimate grounds for the processing which override your interests, rights and freedoms, or unless the processing serves to establish, exercise or defend legal claims.

Where your data is processed for direct marketing purposes, you have the right to object at any time without giving reasons; the data will then no longer be processed for that purpose.

Right to lodge a complaint

Without prejudice to any other remedy, you have the right to lodge a complaint with a supervisory authority (Art. 77 GDPR). The supervisory authority responsible for us is:

Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Postfach 3163
65021 Wiesbaden
E-mail: poststelle@datenschutz.hessen.de

16. Data security

We take appropriate technical and organisational measures under Art. 32 GDPR to protect your data against accidental or intentional manipulation, loss, destruction and against access by unauthorised persons. Data is transmitted between your device and our website in encrypted form according to the state of the art. Our measures are continuously reviewed and adapted in line with technological developments.

17. Amendment of this privacy policy

We amend this privacy policy whenever changes to the data processing we carry out, or to the legal position, make this necessary. The version available on this page applies in each case.

As at 1 October 2026

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortliche Stelle im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:

HardByte GmbH
Rheinstr. 42
64283 Darmstadt
Deutschland

Vertreten durch die Geschäftsführer Kim Oliver Jung und Mourad Haroun Ismail
Telefon: 0211 87973996797
E-Mail: info@hardbyte-gmbh.de

2. Datenschutzbeauftragter

Wir haben keinen Datenschutzbeauftragten bestellt. Eine Bestellpflicht besteht nicht, da bei uns in der Regel weniger als zwanzig Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten befasst sind (§ 38 Abs. 1 BDSG). Für Anliegen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an die vorstehend genannten Kontaktdaten.

3. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung

Geltungsbereich. Diese Erklärung gilt für unsere Website unter www.hardbyte-gmbh.de. Unseren Online-Shop betreiben wir davon getrennt auf einer eigenen Plattform unter hardbyte.odoo.com; für Bestellung, Kundenkonto, Zahlung und Versand gilt die dort veröffentlichte Datenschutzerklärung. Ein Verweis auf den Shop führt von dieser Website weg.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen. Je nach Verarbeitung stützen wir uns auf folgende Rechtsgrundlagen:

Soweit wir eine Verarbeitung auf ein berechtigtes Interesse stützen, benennen wir dieses bei der jeweiligen Verarbeitung gesondert.

4. Bereitstellung der Website und Server-Logfiles

Bei jedem Aufruf unserer Website erhebt das System automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Geräts. Erfasst werden:

• IP-Adresse des anfragenden Geräts,
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
• Name und URL der abgerufenen Datei,
• übertragene Datenmenge,
• Meldung über den erfolgreichen Abruf,
• verwendeter Browsertyp nebst Version,
• Betriebssystem des Nutzers,
• Referrer-URL, sofern übermittelt.

Zweck: Auslieferung der Website, Gewährleistung der Systemstabilität und der Datensicherheit sowie Aufklärung und Abwehr von Angriffen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht im technisch fehlerfreien Betrieb und in der Sicherheit unserer Website.

Speicherdauer: Die IP-Adressen speichert unser Hostinganbieter höchstens sieben Tage, um Angriffe zu erkennen und abzuwehren; danach liegen die Logfiles nur noch mit anonymisierter IP-Adresse vor, bis zu sechs Wochen lang. Werden Datensätze zur Aufklärung eines konkreten sicherheitsrelevanten Vorfalls benötigt, bewahren wir sie bis zur abschließenden Klärung auf.

Auftragsverarbeiter: Das Hosting erfolgt durch die Strato GmbH, Otto-Ostrowski-Str. 7, 10249 Berlin. Die Verarbeitung findet ausschließlich in Deutschland statt. Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag über die Verarbeitung im Auftrag nach Art. 28 DSGVO.

5. Cookies

Unsere Website unter www.hardbyte-gmbh.de setzt keine Cookies. Solange Sie die Seiten nur lesen, wird nichts in Ihrem Endgerät gespeichert und nichts daraus ausgelesen. Erst wenn Sie die Sprache umschalten, hält die Website Ihre Wahl in einem Wert im Local Storage Ihres Browsers fest; dazu Abschnitt 7.

Ein Einwilligungsbanner gibt es deshalb nicht: Cookies setzen wir nicht, auch nicht zu Analyse- oder Marketingzwecken, und für den Wert, der Ihre Sprachwahl festhält, ist eine Einwilligung gesetzlich nicht erforderlich (Abschnitt 7). Sollten wir künftig Verfahren einsetzen, die einer Einwilligung bedürfen, holen wir diese zuvor nach § 25 Abs. 1 TDDDG ein und passen diese Datenschutzerklärung entsprechend an.

Analyse-, Werbe- oder Tracking-Skripte lädt diese Website nicht. Schriften und Icons liefern wir von dieser Domain aus und nicht über das Content-Delivery-Network eines Drittanbieters; der bloße Aufruf einer Seite verbindet Sie daher mit keinem anderen Server als unserem. Die Karte (Abschnitt 8) wird erst von einem anderen Server geladen, wenn Sie den Kontaktbereich erreichen, die 3D-Produktansicht (Abschnitt 9) erst, wenn Sie sie öffnen.

6. Kontaktaufnahme per E-Mail

Auf unserer Website können Sie uns per E-Mail schreiben; der Link dazu öffnet Ihr eigenes E-Mail-Programm mit einer vorbereiteten Nachricht. Wir verarbeiten die Daten, die Sie uns dabei mitteilen – in der Regel Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Firma und Rolle sowie den Inhalt Ihrer Nachricht.

Zustellung: Ihre E-Mail geht in unserem Postfach info@hardbyte-gmbh.de ein, das bei unserem Hostinganbieter (Abschnitt 4) geführt wird.

Zweck: Bearbeitung Ihrer Anfrage und Beantwortung.

Rechtsgrundlage: Bei Anfragen mit Bezug zu einem bestehenden oder anzubahnenden Vertrag Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Beantwortung von Anfragen.

Speicherdauer: Löschung sechs Monate nach abschließender Bearbeitung Ihrer Anfrage, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Keine Weiterverwendung: Per E-Mail eingehende Anfragen werden nicht automatisiert als Werbekontakt angelegt und nicht zu Werbezwecken verwendet.

Gleiches gilt sinngemäß für die Kontaktaufnahme per Telefon.

7. Lokale Speicherung im Browser

Diese Website setzt keine Cookies (Abschnitt 5). Schalten Sie die Sprache um, speichert sie einen einzigen Wert im Local Storage Ihres Browsers, der festhält, ob Sie Deutsch oder Englisch gewählt haben, damit die Seite beim nächsten Besuch in Ihrer Sprache öffnet. Solange Sie die Sprache nicht umschalten, entsteht dieser Wert nicht; beim Aufruf der Seite wird er nur gelesen, sofern er vorhanden ist. Er enthält keine Kennung und wird nicht an uns übertragen.

Zweck: Aufrechterhaltung der von Ihnen gewählten Sprachfassung über den Besuch hinaus.

Rechtsgrundlage für die Speicherung und den Zugriff: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Eine Einwilligung ist nicht erforderlich, weil die Speicherung für die Bereitstellung des von Ihnen ausdrücklich gewünschten Dienstes unbedingt erforderlich ist.

Speicherdauer: Der Wert bleibt in Ihrem Browser, bis Sie Ihre Browserdaten löschen. Eine Speicherung bei uns findet nicht statt.

8. Kartendarstellung (OpenStreetMap)

In unserem Kontaktbereich zeigen wir unseren Standort auf einer Karte von OpenStreetMap. Die Karte wird beim Öffnen der Seite nicht geladen: Sie wird erst eingebunden, wenn Sie den Kontaktbereich erreichen. Ab diesem Moment kontaktiert Ihr Browser Server der OpenStreetMap Foundation, die dabei zwangsläufig Ihre IP-Adresse erhält, um die Kartenkacheln ausliefern zu können. Als Herkunft der Anfrage übermittelt Ihr Browser dabei nur die Adresse unserer Website, nicht die aufgerufene Seite.

Zweck: Anzeige unseres Standorts.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, Besuchern unseren Standort zu zeigen.

Empfänger: Die OpenStreetMap Foundation hat ihren Sitz im Vereinigten Königreich. Für die dortige Verarbeitung gelten die Datenschutzbestimmungen der Foundation.

9. 3D-Produktansicht

Einzelne Produktkarten bieten eine 3D-Ansicht der Platine an. Der Viewer ist eine eigene Anwendung von uns, gehostet unter viewer.coloursplash.space, und wird beim Öffnen der Seite nicht geladen: Er wird erst eingebunden, wenn Sie bei einem Produkt auf die Schaltfläche 3D-Ansicht klicken. Ab diesem Moment kontaktiert Ihr Browser diesen Server, der dabei zwangsläufig Ihre IP-Adresse erhält, um den Viewer und das 3D-Modell auszuliefern, und speichert die Anzeigeeinstellungen des Viewers im Local Storage Ihres Browsers unter dieser Adresse. Beim Schließen des Fensters wird die Einbettung wieder entfernt. Öffnen Sie sie nicht, erfolgt keine Anfrage und es werden keine Daten übertragen.

Zweck: Darstellung unserer Produkte.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, unsere Produkte zu zeigen.

10. Links zu sozialen Netzwerken

Unsere Website enthält Links zu den Plattformen LinkedIn, YouTube, Xing, Reddit und Mastodon. Es handelt sich um einfache Links, nicht um eingebettete Inhalte: Es werden keine Daten an diese Dienste übertragen, sofern Sie den Link nicht aktiv anklicken. Sobald Sie das tun, gelten deren eigene Datenschutzbestimmungen.

11. Empfänger und Übermittlung in Drittländer

Kategorien von Empfängern. Wir geben Ihre Daten nur weiter, soweit dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist, Sie eingewilligt haben oder eine gesetzliche Verpflichtung besteht. Empfänger sind:

• der Hostinganbieter (Auftragsverarbeiter), über dessen Server auch E-Mails an uns zugestellt werden,
• unser Steuerberater sowie – im Fall einer Prüfung – die Finanzverwaltung, jeweils im Rahmen gesetzlicher Pflichten.

Erreichen Sie den Kontaktbereich oder schalten Sie die 3D-Produktansicht aktiv ein, ruft Ihr Browser darüber hinaus die in den Abschnitten 8 und 9 genannten Anbieter unmittelbar auf. Die Übermittlung Ihrer IP-Adresse an diese erfolgt technisch durch Ihren Browser und nicht durch uns; Einzelheiten und Rechtsgrundlagen stehen in den genannten Abschnitten.

Übermittlung in Drittländer. Unsere Auftragsverarbeiter verarbeiten Ihre Daten ausschließlich innerhalb der Europäischen Union. Die OpenStreetMap Foundation (Abschnitt 8), die Ihr Browser beim Laden der Karte unmittelbar aufruft, hat ihren Sitz im Vereinigten Königreich, für das die Europäische Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau festgestellt hat (Angemessenheitsbeschluss nach Art. 45 DSGVO).

12. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen es gebieten.

Die handels- und steuerrechtlichen Fristen beginnen mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die jeweilige Unterlage entstanden ist. Nach Ablauf der Fristen werden die Daten gelöscht, sofern keine anderweitige Rechtsgrundlage für eine weitere Verarbeitung besteht.

13. Erforderlichkeit der Bereitstellung

Die Bereitstellung Ihrer Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Ohne Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Anliegen können wir eine Anfrage jedoch nicht beantworten.

14. Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling

Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 Abs. 1 und 4 DSGVO findet nicht statt.

15. Ihre Rechte

Sie haben uns gegenüber die folgenden Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

• Auskunft über die verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO),
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung an die in Abschnitt 1 genannten Kontaktdaten.

Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen.

Legen Sie Widerspruch ein, verarbeiten wir die betroffenen Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Werden Ihre Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, haben Sie das Recht, jederzeit ohne Angabe von Gründen Widerspruch einzulegen; die Daten werden anschließend nicht mehr für diesen Zweck verarbeitet.

Beschwerderecht

Unbeschadet anderweitiger Rechtsbehelfe steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu (Art. 77 DSGVO). Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Postfach 3163
65021 Wiesbaden
E-Mail: poststelle@datenschutz.hessen.de

16. Datensicherheit

Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulation, Verlust, Zerstörung sowie gegen den Zugriff Unberechtigter zu schützen. Die Übertragung der Daten zwischen Ihrem Endgerät und unserer Website erfolgt verschlüsselt nach dem Stand der Technik. Unsere Maßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend überprüft und angepasst.

17. Änderung dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald Änderungen der von uns durchgeführten Datenverarbeitung oder der Rechtslage dies erforderlich machen. Es gilt jeweils die auf dieser Seite abrufbare Fassung.

Stand: 1. Oktober 2026